Zásady ochrany osobních údajů (Vegapolis s.r.o.)

Správce osobních údajů:
Vegapolis s.r.o.
IČO: 22634100
Sídlo: Václavské náměstí 808/66, 110 00 Praha 1
E-mail: info@vegapolis.cz
Telefon: +420…….

Platnost od: [doplňte datum]

Právní rámec: Nařízení GDPR (EU) 2016/679 a zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů

1. Jaké osobní údaje zpracováváme
   V rámci naší činnosti zpracováváme následující kategorie osobních údajů:
   • Identifikační a kontaktní údaje: jméno a příjmení, adresa trvalého pobytu nebo doručovací adresa, e-mailová adresa, telefonní číslo,
   • Obchodní údaje: informace o objednávkách, historii nákupů, platební údaje, fakturační údaje,
   • Účetní a daňové doklady: faktury, daňové doklady vystavené v souladu se zákonem o účetnictví a DPH,
   • Údaje o souhlasech: záznamy o udělených souhlasech s marketingovou komunikací,
   • Technické údaje: IP adresa, cookies a online identifikátory (podrobněji v samostatných Zásadách používání cookies).
2. Účely zpracování a právní základy

Vaše osobní údaje zpracováváme pouze pro konkrétní a legitimní účely:

1. Plnění smlouvy a komunikace

Právní základ: Čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR (plnění smlouvy).

Účel: Vyřízení a realizace objednávek, dodání zboží nebo služeb, komunikace ohledně objednávek, řešení reklamací a záručních případů.

• Účetnictví a daňové povinnosti

Právní základ: Čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR (zákonná povinnost).

Účel: Vedení účetnictví, vystavování daňových dokladů, plnění povinností vůči finančním a daňovým orgánům.

• Správa zákaznických účtů a evidenční účely

Právní základ: Čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR (oprávněný zájem správce).

Účel: Efektivní správa objednávek, zlepšování služeb, ochrana práv a majetku společnosti, prevence podvodů.

• Marketingová komunikace

Právní základ: Čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR (souhlas).

Účel: Zasílání obchodních sdělení, newsletterů, informací o akcích a novinkách.
Důležité: Souhlas můžete kdykoli odvolat kliknutím na odkaz v e-mailu nebo zasláním žádosti na info@vegapolis.cz.

• Cookies a měření návštěvnosti

Právní základ: Souhlas (u marketingových cookies) nebo oprávněný zájem (u funkčních cookies).

Účel: Zajištění funkčnosti webu, analytika návštěvnosti, personalizace obsahu.
Podrobnosti naleznete v samostatném dokumentu Zásady používání cookies.

• Doba uchování osobních údajů

Vaše osobní údaje uchováváme pouze po nezbytně nutnou dobu:

• Po dobu trvání smluvního vztahu – po celou dobu, kdy s námi aktivně obchodujete,
• Účetní a daňové doklady – 10 let od konce zdaňovacího období (dle zákona o účetnictví a DPH),
• Ochrana práv správce – maximálně po dobu promlčecích lhůt podle občanského zákoníku (typicky 3 roky),
• Marketingové souhlasy – do odvolání souhlasu nebo nejdéle 5 let od posledního nákupu,
• Cookies – podle typu cookies (viz Zásady cookies).

Po uplynutí příslušné lhůty jsou údaje bezpečně vymazány nebo anonymizovány.

• Příjemci osobních údajů (zpracovatelé)

Vaše osobní údaje můžeme předávat následujícím kategoriím zpracovatelů:

• IT služby a hosting – pro provoz webových stránek a e-shopu,
• Platební brány – pro zpracování plateb kartou nebo online platbami,
• Dopravní a kurýrní služby – pro doručení zboží,
• Účetní a daňoví poradci – pro vedení účetnictví a daňové evidence,
• Poskytovatelé marketingových služeb – pro zasílání newsletterů (pouze se souhlasem).

Všichni zpracovatelé jsou s námi vázáni zpracovatelskou smlouvou podle čl. 28 GDPR a zpracovávají údaje pouze v rozsahu a způsobem, který jim stanovíme.

• Předávání údajů do třetích zemí

Osobní údaje v zásadě nepředáváme mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor. Pokud by k takovému předání došlo (např. při využití cloudových služeb se servery mimo EU), zajistíme odpovídající záruky podle GDPR:

• Standardní smluvní doložky (SCC) schválené Evropskou komisí.
• Rozhodnutí Evropské komise o odpovídající úrovni ochrany.
• Další vhodné záruky dle čl. 46 GDPR.

O případném předání do třetích zemí budete v konkrétním případě informováni.

• Vaše práva jako subjektu údajů

Jako subjekt údajů máte následující práva:

a)    Právo na přístup k údajům (čl. 15 GDPR)

Můžete požadovat informaci, jaké osobní údaje o vás zpracováváme.

b)    Právo na opravu (čl. 16 GDPR)

Můžete požadovat opravu nepřesných nebo neúplných údajů.

c)     Právo na výmaz – „právo být zapomenut“ (čl. 17 GDPR)

Za určitých podmínek můžete požadovat vymazání svých údajů.

d)    Právo na omezení zpracování (čl. 18 GDPR)

Můžete požadovat dočasné omezení zpracování vašich údajů.

e)     Právo na přenositelnost údajů (čl. 20 GDPR)

Můžete získat své údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu.

f)     Právo vznést námitku (čl. 21 GDPR)

Můžete vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu nebo pro účely přímého marketingu.

g)    Právo odvolat souhlas (čl. 7 odst. 3 GDPR)

Pokud je zpracování založeno na souhlasu, můžete jej kdykoli odvolat.

h)    Právo podat stížnost

Máte právo podat stížnost u dozorového úřadu:

Úřad pro ochranu osobních údajů

Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7

Web: www.uoou.cz

E-mail: posta@uoou.cz

Jak uplatnit svá práva:

Žádost zašlete na e-mail info@vegapolis.cz. Odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do 1 měsíce od obdržení žádosti. Ve výjimečných případech (složité nebo četné žádosti) můžeme lhůtu prodloužit o další 2 měsíce s předchozím vysvětlením důvodů.

• Zásady používání cookies

Naše webové stránky používají cookies a podobné technologie pro:

• Nezbytné cookies – zajištění základní funkčnosti webu (např. nákupní košík, přihlášení),
• Analytické cookies – měření návštěvnosti a vyhodnocení chování uživatelů (např. Google Analytics),
• Marketingové cookies – personalizace reklam a remarketingu (pouze se souhlasem).

Svůj souhlas s cookies můžete kdykoli změnit v nastavení prohlížeče nebo prostřednictvím cookie lišty na našem webu. Odmítnutí cookies může omezit některé funkce webu.

Podrobné informace: Kompletní Zásady používání cookies jsou dostupné na www.vegapolis.cz/cookies.

• Zabezpečení osobních údajů

Bezpečnost vašich údajů bereme vážně. Implementovali jsme přiměřená technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů:

• Šifrování: Komunikace prostřednictvím HTTPS protokolu (SSL/TLS certifikát)
• Řízení přístupů: Přístup k osobním údajům mají pouze pověření zaměstnanci
• Zálohy: Pravidelné zálohy dat pro případ technického selhání
• Aktualizace: Průběžné aktualizace systémů a bezpečnostních záplat
• Školení: Pravidelné školení zaměstnanců v oblasti ochrany osobních údajů

Přes veškeré úsilí nemůžeme zaručit absolutní bezpečnost při přenosu dat po internetu. Doporučujeme chránit své přístupové údaje a nepoužívat stejná hesla pro různé služby.

• Kontaktní údaje

Pro uplatnění vašich práv, dotazy nebo podněty ohledně zpracování osobních údajů nás kontaktujte:

E-mail pro GDPR žádosti:

Poštovní adresa: Vegapolis s.r.o., Václavské náměstí 808/66, 110 00 Praha 1

Telefon: +420

Odpovíme vám co nejdříve, nejpozději však do 1 měsíce od obdržení vaší žádosti.

1. Změny těchto zásad

Tyto Zásady ochrany osobních údajů můžeme čas od času aktualizovat (např. při změnách legislativy nebo našich procesů). Aktuální verze je vždy dostupná na našich webových stránkách. O významných změnách vás budeme informovat e-mailem nebo zprávou na webu.

Poslední aktualizace: [doplňte datum]